Nếu sống tại Nhật và có juminhyo (住民票, giấy cư trú), bạn có thể đăng ký con dấu tại cơ quan hành chính thành phố hoặc quận. Con dấu đã đăng ký gọi là Jitsuin (実印), dùng cho hợp đồng quan trọng như mua xe, mua nhà hoặc vay tiền.
Quy tắc cơ bản tương tự, nhưng từng địa phương quyết định chi tiết. Nếu chưa rõ, hãy hỏi nơi bạn cư trú.
Cần chuẩn bị
- Con dấu muốn đăng ký.
- Thẻ cư trú hoặc thẻ My Number.
- Đến quầy đăng ký cư dân của cơ quan hành chính thành phố hoặc quận.
Nếu tự đến cùng thẻ cư trú, nhiều nơi xử lý ngay trong ngày. Trường hợp khác có thể gửi thư xác minh về nhà rồi yêu cầu bạn quay lại hoàn tất.
Tên nào được đăng ký?
Tên trên con dấu phải có trong juminhyo. Với người nước ngoài, có thể là:
- Tên chữ Latinh đúng như thẻ cư trú.
- Tên Kanji (chữ Hán) nếu có trên juminhyo.
- Tên Katakana (chữ phiên âm Nhật) chỉ khi đã ghi trên juminhyo.
- Tên thường dùng đã đăng ký (tsushomei) nếu có.
Thường có thể dùng họ tên đầy đủ, chỉ họ hoặc chỉ tên. Một số nơi chấp nhận tên và họ bỏ tên đệm.
Thông thường không chấp nhận:
- Chỉ chữ cái đầu, ví dụ J.S.
- Biệt danh, bút danh hoặc tên không có trên juminhyo.
- Chức danh, địa chỉ hoặc ngày sinh trên dấu.
- Chữ ký, hình ảnh hoặc hoa văn.
Về tên Katakana
Muốn đăng ký dấu Katakana, tên đó phải ghi trên juminhyo. Nếu chưa có, hãy đề nghị thêm (tiếng Nhật: カタカナ併記). Nhiều người làm cùng lúc với đăng ký con dấu.
Quy định kích thước
Hình dấu phải:
- Không nằm gọn trong hình vuông 8 mm (quá nhỏ).
- Nằm gọn trong hình vuông 25 mm (không quá lớn).
Jitsuin của chúng tôi (13.5 / 15.0 / 16.5 / 18.0 mm) phù hợp các quy định này.
Con dấu phải bằng vật liệu cứng. Dấu cao su và dấu có mực sẵn như Shachihata không được đăng ký.
Sau khi đăng ký
Bạn nhận thẻ đăng ký con dấu (inkan toroku-sho). Giữ cẩn thận vì cần để xin giấy chứng nhận.
Khi hợp đồng yêu cầu giấy chứng nhận con dấu (inkan shomei-sho), có thể xin tại cơ quan hành chính với phí vài trăm yên. Ví dụ tại Sakai: 300 yên tại quầy, 150 yên tại cửa hàng tiện lợi nếu có thẻ My Number.
Lưu ý
- Dùng dấu khác cho ngân hàng; mất một con thì con còn lại vẫn an toàn.
- Cất Jitsuin và thẻ đăng ký ở hai nơi khác nhau.
- Nếu mất Jitsuin, báo ngay cho cơ quan hành chính.
Sẵn sàng đặt? Jitsuin — từ ¥3,980. Chúng tôi chọn kích thước và cách ghi tên phù hợp với phần lớn địa phương. Nếu bị từ chối vì lựa chọn của chúng tôi, làm lại miễn phí 1 lần.
Nguồn: hướng dẫn của Ota (Tokyo), Bunkyo (Tokyo) và Sakai (Osaka).